E-facturation en Belgique : ce que les petites entreprises doivent savoir

Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises assujetties à la TVA en Belgique doivent émettre et recevoir des factures électroniques structurées pour leurs opérations avec d’autres entreprises belges. Pour un électricien, un plombier ou un chauffagiste, cette obligation soulève des questions très concrètes : qui est concerné ? Un PDF envoyé par e-mail suffit-il encore ? Que faut-il faire maintenant ?

Cet article fait le point de manière pratique. Il ne remplace pas l’avis de votre comptable, qui reste votre meilleur interlocuteur pour votre situation précise.

Qu’est-ce qu’une facture électronique structurée ?

Une facture électronique structurée n’est pas un PDF. C’est un fichier de données dans un format standardisé (en Belgique, le format européen Peppol BIS Billing 3.0), que le logiciel de votre client peut lire automatiquement, sans ressaisie. Ces factures circulent via le réseau Peppol, un peu comme des e-mails sécurisés entre logiciels de facturation.

Conséquence directe : un PDF envoyé par e-mail n’est plus considéré comme une facture électronique valable dans les relations entre entreprises belges soumises à l’obligation.

Qui est concerné ?

• Concerné : les factures que vous adressez à d’autres entreprises assujetties à la TVA établies en Belgique — par exemple un entrepreneur général, un syndic d’immeuble, une société de gestion immobilière, un commerce ou un bureau.
• Non concerné par l’obligation : les factures adressées à des particuliers. Si la majorité de vos clients sont des particuliers, l’impact est donc plus limité — mais vous devez tout de même être capable de recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs.

Certaines situations particulières (régimes de TVA spécifiques, petites entreprises en franchise) obéissent à des règles propres : vérifiez votre cas avec votre comptable.

Ce que cela change au quotidien

Pour envoyer vos factures

Vous avez besoin d’un logiciel de facturation connecté au réseau Peppol. La plupart des logiciels de facturation utilisés en Belgique proposent cette fonctionnalité. Vous créez votre facture comme d’habitude, et le logiciel l’envoie au format structuré à votre client.

Pour recevoir les factures de vos fournisseurs

Vos grossistes en matériel électrique ou sanitaire vous enverront leurs factures via Peppol. Vous devez donc être enregistré sur le réseau pour les recevoir, idéalement dans un outil relié à votre comptabilité.

Pour votre comptable

C’est plutôt une bonne nouvelle : les données arrivent structurées, ce qui limite les ressaisies et les erreurs. Coordonnez-vous avec votre comptable pour choisir un outil compatible avec le sien.

Et après 2026 ?

Une deuxième étape est prévue : l’e-reporting, c’est-à-dire la transmission de données de facturation à l’administration fiscale, annoncée à partir de 2028. Raison de plus pour adopter dès maintenant des outils structurés.

Profitez-en pour automatiser vos relances

Passer à la facturation électronique est l’occasion de revoir tout le processus : du devis accepté à la facture, puis au paiement. Avec un outil bien configuré, vous pouvez :

• transformer un devis accepté en facture en un clic ;
• suivre en temps réel les factures ouvertes et échues ;
• envoyer automatiquement des rappels de paiement courtois, puis plus fermes ;
• savoir à tout moment combien vos clients vous doivent.

Les relances de factures sont l’une des tâches les plus désagréables pour un artisan. Les automatiser, c’est gagner du temps et de la trésorerie, sans abîmer la relation client.

Checklist rapide

1. Faites le point sur la part de vos factures adressées à des entreprises.
2. Vérifiez que votre logiciel de facturation est connecté au réseau Peppol.
3. Assurez-vous de pouvoir recevoir les factures de vos fournisseurs via Peppol.
4. Validez la solution avec votre comptable.
5. Mettez en place un suivi des factures ouvertes et des relances automatiques.

Pour les informations officielles et à jour, consultez le portail du SPF Finances consacré à la facturation électronique : einvoice.belgium.be.

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